Obblighi di conservazione
- Il libero professionista, negli stessi casi in cui e' tenuto ad assolvere all'obbligo di identificazione dei clienti, riporta a propria cura nell'archivio dedicato alla raccolta e conservazione di informazioni a fini antiriciclaggio i seguenti dati:
a) le complete generalita' (nome, cognome, luogo, data di nascita e indirizzo di residenza o domicilio per le persone fisiche; la denominazione e la sede legale in caso di altri soggetti), il codice fiscale ove disponibile e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche;
b) i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera;
c) l'attivita' lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;
d) la data dell'avvenuta identificazione;
e) la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita;
f) il valore dell'oggetto della prestazione professionale di cui all'articolo 1 del presente regolamento, se conosciuto.
- Quando il conferimento dell'incarico e' compiuto congiuntamente da piu' clienti, gli obblighi di identificazione, registrazione e conservazione dei dati devono essere assolti nei confronti di ciascuno di essi.
- Nel caso di una nuova operazione o di un conferimento di incarico compiuti da un cliente gia' identificato e' sufficiente annotare nell'archivio le informazioni contenute nei punti b), c), e) ed f) del primo comma.
- Il libero professionista, entro trenta giorni dal momento in cui venga a conoscenza di modifiche dei dati identificativi e delle altre informazioni, modifica il contenuto dell'archivio, conservando evidenza dell'informazione precedente.
- I dati e le informazioni contenute nell'archivio sono conservati per dieci anni dalla conclusione della prestazione professionale, a cura del libero professionista.
Modalita' di tenuta dell'archivio
1. I dati identificativi e le
informazioni sono inseriti nell'archivio tempestivamente e, comunque, non oltre
il trentesimo giorno dall'identificazione del cliente.
2. Per i dati di cui alle lettere e) ed f) del primo comma dell'articolo 5, il
termine decorre dalla data dell'avvenuta esecuzione della prestazione
professionale.
3. L'archivio e' unico per ogni libero professionista ed e' tenuto in maniera
trasparente e ordinata, in modo tale da facilitare la consultazione, la ricerca
e il trattamento dei dati, nonche' garantire la storicita' delle informazioni e
la loro conservazione secondo criteri uniformi.
4. Le registrazioni sono conservate nell'ordine cronologico d'inserimento
nell'archivio in maniera da rendere possibile la ricostruzione storica delle
operazioni effettuate.
5. L'archivio e' formato e gestito a mezzo di strumenti informatici, salvo
quanto disposto dal comma successivo. L'UIC puo' indicare criteri e modalita'
per la registrazione e la conservazione dei dati e delle informazioni, in
applicazione di quanto disposto dall'articolo 8, comma 6, del decreto.
6. In sostituzione dell'archivio informatico, il libero professionista, ove non
disponga di una struttura informatizzata, puo' tenere un registro cartaceo,
numerato progressivamente e siglato in ogni pagina a cura del libero
professionista o di un suo collaboratore autorizzato per iscritto, con
l'indicazione, alla fine dell'ultimo foglio, del numero delle pagine di cui e'
composto il registro e l'apposizione della firma delle suddette persone. Il
registro cartaceo deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e
abrasioni.
7. E' possibile avvalersi, per la tenuta e la gestione dell'archivio
informatico, di un autonomo centro di servizio che comunque garantisca la
distinzione logica e la separazione delle registrazioni relative a ciascun
libero professionista. Restano ferme le specifiche responsabilita' previste
dalla legge a carico del libero professionista e deve essere assicurato a
quest'ultimo l'accesso diretto e immediato all'archivio stesso.
8. I liberi professionisti non sono tenuti a istituire l'archivio qualora non vi
siano dati da registrare.
Obblighi di conservazione in forma semplificata
1. I liberi professionisti
obbligati, in forza di altre disposizioni di legge o regolamentari, a tenere un
registro della clientela, possono avvalersi dello stesso per assolvere agli
obblighi di conservazione purche' tale registro contenga o venga completato con
tutte le indicazioni richieste dal presente regolamento.
2. Nel caso di svolgimento dell'attivita' professionale in forma associata
ovvero societaria e' consentito tenere un unico archivio per tutto lo studio
professionale. In tal caso, e' necessaria l'individuazione nell'archivio, per
ogni cliente, del libero professionista responsabile degli adempimenti
concernenti gli obblighi di identificazione e conservazione.
3. E' fatta salva la facolta' per ogni componente l'associazione o la societa'
di formare un proprio archivio ai sensi dell'articolo precedente.
Protezione dei dati e delle informazioni
1. Agli obblighi di
identificazione e registrazione previsti nel presente regolamento si applicano
le disposizioni contenute nell'articolo 11 del decreto legislativo 30 giugno
2003, n. 196, recante il codice in materia di protezione dei dati personali. I
liberi professionisti devono rilasciare ai clienti informativa idonea ad
assolvere agli obblighi previsti dall'articolo 13 del codice in materia di
protezione dei dati personali.
2. L'adempimento degli obblighi di identificazione, conservazione e segnalazione
costituisce «trattamento dei dati», come definito nel primo comma, lettera a),
dell'articolo 4 del codice in materia di protezione dei dati personali. Le
operazioni di trattamento sono effettuate dagli incaricati del trattamento che
operano sotto la diretta autorita' del titolare o del responsabile, attenendosi
alle istruzioni da questi impartite. L'individuazione degli incaricati del
trattamento e' effettuata con le modalita' di cui all'articolo 30 del codice in
materia di protezione dei dati personali.
3. Nella tenuta dell'archivio previsto all'articolo 5, formato e gestito tramite
strumenti elettronici ovvero in forma cartacea, i liberi professionisti sono
tenuti al rispetto degli obblighi e delle misure di sicurezza contenuti negli
articoli da 31 a 36 del codice in materia di protezione dei dati personali.